Ansvarsrapport 2022

Start Om Celia Ansvar hos Tillgänglighetsbiblioteket Celia Ansvarsrapport 2022

Tillgänglighetsbiblioteket Celias ledning bestyrker rapporten

Statsförvaltningens verksamhet grundas på lagen, och därmed kan redan det i princip betraktas som ett ansvarsfullt verksamhetssätt. För Tillgänglighetsbiblioteket Celias del som ämbetsverk trädde en ny lag i kraft 1.1.2023, vilken under föregående år beretts genom engagerande arbetssätt. Lagen inbegriper kärntanken att det är ämbetsverkets uppgift att främja likvärdig läsning och inlärning, så vår utgångspunkt för ansvarsfull verksamhet och utveckling av verksamhetssätt är den bästa möjliga.

Vi har förbundit oss vid ansvar även i vår strategi. Det är särskilt viktigt för ett mindre ämbetsverk att se ansvar som en röd tråd i det dagliga arbetet. Det finns inga möjligheter till separata åtgärder i stor skala, och en produktiv användning av de resurser som anförtrotts ämbetsverket är i sig ett ansvarsfullt sätt att agera. Det är dock fortfarande viktigt att granska hur våra mål uppfylls. Den här rapporten beskriver Tillgänglighetsbiblioteket Celias verksamhet ur ett ansvarsperspektiv genom hand- och fotavtryck.

År 2022 återhämtade vi oss från verkningarna av pandemin, och det världspolitiska läget var instabilt. Vi har uppmärksammat att även systematiken i ämbetsverkets ansvarsarbete fortfarande håller på att utvecklas, och särskilt när det gäller indikatorer har vi arbete framför oss. Bland annat av dessa skäl uppfylldes inte heller planerna och målen i samband med ansvar så som vi hade tänkt oss.

De biblioteks- och experttjänster som vi producerar används av tiotusentals människor och tusentals samfund över hela landet. På så sätt mångdubblas verkningarna av vår verksamhet också för användarna av våra tjänster och våra övriga intressentgrupper. Vi är övertygade att våra kunder och samarbetspartner också uppskattar vårt sätt att arbeta ansvarsfullt. Det ger oss entusiasm att fortsätta detta meningsfulla arbete!

Minna von Zansen
direktör

Celia som organisation och dess uppgifter

Tillgänglighetsbiblioteket Celia är ett statligt specialbibliotek som stöder likvärdighet i läsning och lärande. Celia producerar och förmedlar tal- och punktskriftsböcker samt andra specialtillverkade böcker och läromedel.

Som expertorganisation har Celia också strävat efter att främja tillgänglig publicering genom att delta i den nationella beredningen och genomförandet av webbtillgänglighetsdirektivet och tillgänglighetsdirektivet. I dessa frågor samarbetar vi också på EU-nivå med systerorganisationer och i bibliotekens internationella paraplyorganisation IFLA. Dessutom har Celia ett mycket nära samarbete med nordiska organisationer som tillhandahåller tillgänglig publicering och litteratur. Samarbetet omfattar konkurrensutsättning av underleverantörer, utveckling av produkter och program samt rådgivning och utbildning för förlag.

Celias tjänster kan användas av alla som har svårt att läsa en vanlig bok på grund av lässvårigheter, sjukdom, funktionsnedsättning eller motsvarande orsak. Celia samarbetar med bibliotek, skolor och förlag samt ger utöver bibliotekstjänster, också råd om tillgänglig publicering.

Celia hade 48 anställda år 2022. Verksamhetsstället finns i Service- och aktivitetscentret för personer med synnedsättning, Iris, i Helsingfors.

Ledning och mål för ansvar

Celias ansvarsgrupp har fortsatt sin verksamhet även under år 2022 och i gruppen finns medlemmar från fyra olika team i Celia. Våren 2021 valde Celia ut fyra av FN:s mål för hållbar utveckling som fokus för sin verksamhet:

SDG4 Bra utbildning
SDG10 Minskad ojämlikhet
SDG13 Klimatåtgärder
SDG17 Samarbete och partnerskap

I början av år 2022 gick varje team igenom målen i workshoppar, och sedan valde de ut två av dem och utvecklade åtgärder och indikatorer som främjar målen.

Förberedelserna för åtgärderna år 2023 inleddes i slutet av 2022, samtidigt med bearbetningen av teamens handlingsplaner. Det kan vara lättare att hitta ansvarsåtgärder direkt i teamets egen verksamhet istället för att fundera på dem i separata workshoppar utöver redan planerad verksamhet. Genomslaget av verksamhetssättet och förverkligandet av åtgärderna utvärderas i ansvarsrapporten för år 2023.

Främjande av hållbar utveckling och ett ansvarsfullt verksamhetssätt i Celias dagliga verksamhet

Celias verksamhetsprincip bygger starkt på att minska ojämlikhet: att möjliggöra jämlik läsning för personer med lässvårigheter.

Celias handavtryck på de valda FN-målen för hållbar utveckling

Bra utbildning

Åtgärden var att främja användning av talböcker som ett särskilt hjälpmedel såsom avses i läroplanen. Indikator var en kartläggning och plan, vilka realiserades. Kartläggningen verkställdes genom att besöka skolor och hålla en Celia-dag där vi höll en lektion om ordkonst för elever, introducerade lärare samt intervjuade elever. Intervjuerna av elever är en del av en större utredning.

Åtgärden var att ordna intern utbildning för Celias kundtjänstpersonal i användningen av högskolebibliotekens e-böcker. Mål för åtgärden var att stärka kundtjänstpersonalens kompetens att handleda studerande. Indikator var organisering av intern utbildning för kundtjänst, vilket realiserades.

Åtgärden var att sätta sig in i olika svårigheter i läsning och hur de påverkar läsningen. Indikator var deltagande i minst en utbildning under året, vilket realiserades. Utbildning om perceptionssvårigheter och lätt språk ordnades för hela personalen.

Åtgärden var att främja ett projekt där man förnyar Celias produktion av reliefbilder i plast. Indikator var att anordna två möten som sammanfattar processen och engagerar en större andel av personalen i projektet. Indikatorn realiserades delvis, och två möten hölls. Utöver detta rekryterades en projektchef och utsläpp från formgivningen av plasten mättes. Dessa hade inte markerats separat som åtgärder.

Minskad ojämlikhet

Åtgärden var att utreda hur kundgruppernas behov kan kartläggas mer konkret, till exempel med tanke på att lyfta fram innehåll i avsnittet Böcker i webbtjänsten Celianet. Exempel på möjliga ämnen som behandlas är unga vuxna, regnbågslitteratur, böcker på samiska och böcker på lätt språk. Indikator var tre interna workshoppar eller en utvecklingsdag år 2022. Den senare av dessa realiserades och en intern utvecklingsdag anordnades den 9.12.2022.

Klimatåtgärder

Målåtgärden var att förtydliga sorteringen av avfall och instruera personalen. Indikatorer var upprättande av tydliga sorteringsanvisningar och uppföljning av avfallshanteringsföretagets effektivitet i återvinning genom rapporter. Sorteringsanvisningar placerades på sopkärlen i personalrummet och personalen instruerades med meddelandet ”Små ekohandlingar i vardagen”. Således uppnåddes målet att förtydliga sorteringen och instruera personalen. Uppföljning av rapporterna kunde inte genomföras, eftersom avfallsinsamlingen på Celia är en del av avfallshanteringsföretagets övriga avfallsrunda i närområdet. Som helhet realiserades åtgärden delvis.

För avfallshanteringens del fattades beslut om organisering av avfallshantering år 2023. År 2023 blir Celia en del av Iris-centrets avfallshantering, då endast ett avfallshanteringsföretag hämtar allt avfall från Iris-fastigheten. Avfallshanteringsföretagens tömningsbesök för Celias del minskar från 3 besök / 6 veckor till ett besök / 6 veckor. Efter förändringen blir det också möjligt att återvinna plast.

Celia deltog för andra gången i Östersjödagen som ordnades 25.8.2022. År 2021 beslutades att Östersjödagen skulle bli ett årligt evenemang, så i detta avseende realiserades åtgärden. Evenemanget kombinerades med rekreationsdagen för Celias personal så att förmiddagen ägnades åt att städa Östersjöns stränder i Nordsjö i Helsingfors och efter en gemensam lunch fortsatte dagen med en uppiggande cykel- eller kanotfärd eller örtpromenad i havslandskapet. För Celias kunder syntes dagen och Östersjöveckan som boktips och uppdateringar på Facebook, Instagram samt på Celianet.

En åtgärd var effektivare användning av lokaler. Som indikator användes antalet personarbetstimmar och procent för användning av lokalerna. Åtgärden realiserades inte. Hösten 2022 inleddes förberedelserna för en förnyelse av utrymme, genom vilken Celias nuvarande utrymme minskar till ungefär hälften, om förnyelsen realiseras.

Åtgärden var rensning av onödiga filer på den egna arbetsstationen och på den gemensamma nätverksenheten. Indikator var uppdatering av anvisningar och förnyelse av lagringsprocesser. Användningen av utrymmeskapacitet följs upp och mindre lagringsutrymme används. Åtgärden realiserades inte.

Åtgärden var att minska pappersutskrifter. Indikator var att göra instruktioner. Åtgärden realiserades inte, men mängden utskrifter har sannolikt minskat, eftersom användningsgraden för kontoret också har minskat.

Åtgärden var att utbilda en ekostödperson i personalen. Indikator var val och utbildning av ekostödperson samt inledning av ekostödsverksamhet. Åtgärden realiserades inte, eftersom det inte fanns någon frivillig person.

Samarbete och partnerskap

Åtgärden var att utveckla en servicemodell för skolor. Indikator var en kundnöjdhetsenkät. Servicemodellen för skolor utvecklades genom att identifiera svårigheter i det nuvarande samarbetet samt besöka skolor. Liksom tidigare år riktades kundnöjdhetsenkäten också till skolor, men detta var inte rätt indikator för åtgärden. I kundnöjdhetsenkäten fick vi främst veta skolornas nöjdhet med Celias webbtjänster. Utvecklingen av servicemodellen för skolor fortsätter under de kommande åren. Åtgärden realiserades alltså delvis.

Åtgärden var att enligt beställningar dela ut LEGO Braille Bricks punktskriftsklossar till lärare för synskadade barn för att stödja inlärningen av punktskrift. Indikator var antalet skickade lådor och antalet synskadade barn som nåddes. Tre lådor för varje synskadat barn skickas till läroanstalter, och år 2022 skickades 49 stycken sådana lådor. Tre av dessa skickades som varuprover till föreningar och 46 till läroanstalter, vilket innebär att cirka 15 synskadade barn nåddes år 2022. I slutet av år 2022 fanns 217 lådor kvar. Totalt har 536 lådor skickats till Celia (504 på finska och 32 på svenska). Vi får inga fler lådor, så målet är att dela ut alla lådor under de närmaste åren.

Åtgärden var att hänvisa användare till webbtjänster via partner och samfundskunder. Indikator var antalet kunder som registrerats av partnerna. År 2022 var antalet 11 736, vilket används som referensvärde under kommande granskningsår. Antalet registreringar genom partner främjades genom samarbetskampanjen ”Det var en gång en bok” med bibliotek samt genom Celia-dagarna i skolor.

Åtgärden var att utreda ansvar i upphandlingar, med beaktande av miljöansvar, socialt och ekonomiskt ansvar. Indikator var utredning av upphandlingar. Åtgärden realiserades delvis när det sociala ansvaret utreddes i en konkurrensutsättning av underleverantören.

Sammanfattning av realiseringen av ansvarsåtgärder år 2022

Det fanns totalt 15 åtgärder. Två åtgärder gav referensvärden för de kommande åren (distribution av LEGO och antal kunder som registrerats av partner), så 13 åtgärder var möjliga att realisera. 5/13 åtgärder realiserades, 4/13 åtgärder realiserades delvis och 4/13 åtgärder realiserades inte.

Fallexempel år 2022 som inte registrerats som åtgärder

Paket med reliefbilder som inspirerar till läsning

Celia inspirerade barn och unga att läsa med hjälp av paket med reliefbilder. Paketen med reliefbilder baseras på olika teman, där det första försöket var ett paket med jultema år 2021. Tack vare paketets popularitet tillverkades år 2022 tre paket med reliefbilder med temana ”sommar”, ”Halloween” och ”Brev från jultomten”. Paketen åtföljdes också av boktips som reliefbilderna associerade till.

Energisparande

Som Celias lilla ekogärning beslutade vi att ta bort den andra kylfrysen i personalrummet som en energibesparande åtgärd. På grund av hybridarbetsmodellen har cirka 20 % av personalen varit på plats åt gången, så det fanns inget behov av två kylskåp.
Celias lokaler ligger i Iris-centret, vars ansvarsåtgärder också påverkar Celia. På Iris-centret har man strävat efter att förbättra energieffektiviteten genom bland annat smarta termostater, LED-belysning och tidsinställning av belysning. Cirka 8 % av elen i Iris-centret kommer från solpaneler som installerats på taket.

Samarbete mellan olika aktörer på Iris-centret

Celia lägger ut en del av tryck- och förpackningsarbetet av sitt material på entreprenad på Taktiili och sysselsättningstjänster på Iris Pro som sysselsätter partiellt arbetsföra, vilka har verksamhet vid Iris-centret. Genom att beställa arbeten på entreprenad av företag i samma fastighet undviker vi utsläpp från transporter som belastar miljön och sparar samtidigt transportkostnader. Samarbetet med underleverantörer fortsatte år 2022.

Eventuella utsläpp vid tillverkning och användning av reliefbilder av plast

I Celias reliefbilder av plast används PVC-plast. På grund av de miljö- och arbetarskyddsfrågor som PVC gett upphov till testade Celia lämpligheten i olika typer av plast för produktion av reliefbilder och utförde mätningar av arbetshygien vid bearbetning av plast med verktygsapparater. Med testerna som grund hittades ingen plastkvalitet som ersätter PVC-plast. Å andra sidan visade hygienmätningar inga hälsofarliga utsläpp. Man beslutade dock att informera slutanvändarna om PVC-plasten i reliefbildmaterialet samt om korrekt bortskaffande av materialet genom att placera information om återvinning på varje reliefbildsamling.

Uppdatering av punktskriftsskrivare

Två av Celias tre punktskriftsskrivare uppdaterades och en avvarades. Uppdateringen ökade skrivarnas livslängd, blev billigare än helt ny utrustning, och därmed var det möjligt att avstå ifrån föråldrad programvara. Genom dessa åtgärder sparades kostnader för upphandling av utrustning. I framtiden kommer det också besparingar i underhållskostnader för utrustning samt i elförbrukning.

Byte av robotar för CD-bränning

Robotarna för CD-bränning hade nått slutet av sin livscykel och de förnyades hösten 2022. De nya bränningsrobotarna är snabbare och mer tillförlitliga än tidigare enheter. Dessutom avstod man ifrån en bränningsrobot, vilket minskar energiförbrukningen och behovet av underhåll.

Förbättrad arbetshälsa

Celia erbjuder sin personal Smartum-förmån för välbefinnande på 250 euro år 2022. Ett nytt användningsalternativ år 2022 var arbetsreseförmånen i kollektivtrafik. Omkring 14 procent av dem som använder förmånen för välbefinnande utnyttjade arbetsreseförmånen. Resten av användarna använde sina förmåner för välbefinnande till massage eller kultur- och idrottstjänster.

År 2022 genomfördes fyra pulsenkäter (tre pulsenkäter år 2021) och en gemensam statlig VMbaro-enkätundersökning på hösten. Med dessa följdes personalens välbefinnande under distansarbete. Verksamhetsmodellen för att ingripa i och förebygga osakligt bemötande och oansvarigt arbetsbeteende uppdaterades på hösten.

År 2022 bearbetades också planen för jämlikhet och likabehandling.

Celias fotavtryck, alltså verksamhetens negativa inverkan på verksamhetsmiljön

Celias fotavtryck, det vill säga verksamhetens negativa inverkan på miljön, består till stor del av distribution av fysiska och digitala produkter samt användning av kontorslokaler.

Fotavtryck av distribution av böcker och reliefbilder i plast i Celias verksamhet

Av alla audioböcker som lånades från Tillgänglighetsbiblioteket Celias digitala samlingar år 2022 lånades 75 % via nätet och 25 % som CD-lån. Antalet CD-lån minskade jämfört med föregående år med cirka 6,3 %, medan antalet lån via nätet ökade med cirka 2,3 %. Denna utveckling kommer sannolikt att fortsätta under de kommande åren. Man bör dock uppmärksamma att båda distributionsmetoderna har sina fotavtryck, vars jämförelse skulle kräva mätning av energiförbrukningen i olika skeden av processerna.

När det gäller talböcker på CD uppkommer fotavtrycket genom förbränning av CD-skivor, leverans till kunder per post och behandling av avfall som genereras vid bortskaffande av CD-skivor. Dessutom kräver förbränningsrobotar, stora datorer, underhåll och initiala investeringar.

När strömmande böcker distribueras över nätet ger de ett fotavtryck främst genom elförbrukningen. Strömningen sker via enheter i Celias eget datacenter. Datacentrets elförbrukning har ökat med cirka 6 % från år 2021 till 2022.

Celia använder plast i produktionen av reliefbilder. I detta avseende påverkas fotavtrycket av transporten av plastmaterial från USA, tillverkning av bilder med utrustning på Celia, transport till kunder och bortskaffande av materialet som blandavfall.

Användning av kontorslokaler

Celia använder en hybridarbetsmodell som gör det möjligt för majoriteten av de anställda att kombinera distansarbete och kontorsarbete inom överenskomna regler och beroende på arbetsuppgifterna. Den kraftiga ökningen av distansarbete år 2022 har minskat användningen av Celias kontorslokaler: under granskningsåret har användningsgraden för lokalerna varit i genomsnitt cirka 20 %. Trots den minskade användningsgraden har energi- och andra resursbehov som krävs för uppvärmning och underhåll av kontorslokaler varit oförändrade.