Saavutettavuuskirjasto Celian johdon vahvistus raportille
Valtionhallinnon toiminta perustuu lakisääteisyyteen, joten sitä voidaan jo lähtökohtaisesti pitää vastuullisena tapana toimia. Saavutettavuuskirjasto Celian osalta tuli 1.1.2023 voimaan uusi virastolaki, jota valmisteltiin edeltävinä vuosina osallistavin toimintatavoin. Laki sisältää ydinajatuksen yhdenvertaisen lukemisen ja oppimisen edistämisestä viraston tehtävänä, joten lähtökohtamme vastuulliselle toiminnalle ja toimintatapojen kehittämiselle on paras mahdollinen.
Olemme sitoutuneet vastuullisuuteen myös strategiassamme. Erityisesti pienehkön viraston on tärkeää lähestyä vastuullisuutta toiminnan punaisena lankana, joka juoksee arjen työssä mukana. Erillisiin mittaviin toimenpiteisiin ei ole mahdollisuuksia, ja virastolle uskottujen voimavarojen tuottava käyttö on sinänsä vastuullinen tapa toimia. Tavoitteiden toteutumista on silti tärkeää tarkastella. Tämä raportti kertoo Saavutettavuuskirjasto Celian toiminnan käden- ja jalanjäljestä vastuullisuuden näkökulmasta.
Vuonna 2022 toivuimme edelleen pandemian vaikutuksista, ja maailmanpoliittinen tilanne oli epävakaa. Myös viraston vastuullisuustyön suunnitelmallisuuden olemme huomanneet olevan vielä kehittymässä, ja erityisesti mittarien osalta meillä onkin jatkossa työstettävää. Muun muassa näistä syistä johtuen myöskään vastuullisuuteen liittyvät suunnitelmat ja tavoitteet eivät toteutuneet niin kuin olimme ajatelleet.
Tuottamiamme kirjasto- ja asiantuntijapalveluita käyttävät kymmenet tuhannet ihmiset ja tuhannet yhteisöt ympäri maan. Siten toiminnastamme syntyvät vaikutukset kertautuvat myös palveluidemme käyttäjille ja muille sidosryhmillemme. Uskomme, että myös asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme arvostavat tapaamme toimia vastuullisesti. Se antaa meille intoa jatkaa tätä merkityksellistä työtä!
Minna von Zansen
johtaja
Celia organisaationa ja sen tehtävät
Saavutettavuuskirjasto Celia on valtion erikoiskirjasto, joka tukee yhdenvertaisuutta lukemisessa ja oppimisessa. Celia tuottaa ja välittää ääni- ja pistekirjoja sekä muita erikoisvalmisteisia kirjoja ja oppimateriaaleja.
Celia on asiantuntijaorganisaationa pyrkinyt edistämään saavutettavaa julkaisemista myös osallistumalla saavutettavuusdirektiivin ja esteettömyysdirektiivin kansalliseen valmisteluun ja toimeenpanoon. Näissä asioissa tehdään yhteistyötä myös EU-tasolla sisarorganisaatioiden kanssa sekä kirjastojen kansainvälisessä katto-organisaatiossa IFLA:ssa. Lisäksi Celialla on hyvin tiivistä yhteistyötä pohjoismaisten, saavutettavaa julkaisemista ja kirjallisuutta tarjoavien organisaatioiden kanssa. Yhteistyö pitää sisällään alihankinnan kilpailutuksia, tuote- ja ohjelmistokehitystä sekä kustantajille suunnattua neuvontaa ja koulutusta.
Asiakkaaksi voivat liittyä kaikki, joille tavallisen kirjan lukeminen on vaikeaa lukivaikeuden, sairauden, vamman tai vastaavan syyn vuoksi. Celia tekee yhteistyötä kirjastojen, koulujen ja kustantajien kanssa sekä tarjoaa kirjastopalvelujen lisäksi neuvontaa saavutettavaan julkaisemiseen.
Celialla oli 48 työntekijää vuonna 2022. Toimipaikka sijaitsee Näkövammaisten palvelu- ja toimintakeskus Iiriksessä Helsingissä.
Vastuullisuuden johto ja vastuullisuustavoitteet
Celian vastuullisuustyöryhmä on jatkanut toimintaansa myös vuoden 2022 ajan ja ryhmässä on jäseniä Celian neljästä eri tiimistä. Keväällä 2021 Celiassa valittiin neljä YK:n kestävän kehityksen vastuullisuustavoitetta toiminnan keskiöön:
- SDG4 Hyvä koulutus
- SDG10 Eriarvoisuuden vähentäminen
- SDG13 Ilmastotekoja
- SDG17 Yhteistyö ja kumppanuus
Vuoden 2022 alussa jokainen tiimi kävi läpi vastuullisuustavoitteet työpajojen muodossa ja ne valitsivat niistä kaksi, joiden edistämiseen tiimit kehittivät toimenpiteitä ja mittareita.
Vuoden 2023 toimenpiteitä alettiin valmistella vuoden 2022 lopulla, yhtä aikaa tiimien toimintasuunnitelmien työstämisen yhteydessä. Vastuullisuustoimenpiteitä voi olla helpompi löytää suoraan tiimin omasta toiminnasta sen sijaan, että niitä pohditaan erillisissä työpajoissa jo valmiiksi suunnitellun toiminnan päälle. Toimintatavan onnistumista arvioidaan vuoden 2023 vastuullisuusraportissa toimenpiteiden toteutumisen ohella.
Kestävän kehityksen edistäminen ja vastuullinen toimintatapa Celian jokapäiväisessä toiminnassa
Celian toimintaperiaate nojautuu vahvasti eriarvoisuuden vähentämiseen: yhdenvertaisen lukemisen mahdollistaminen henkilöille, joilla on lukemisen haasteita.
Celian kädenjälki valittuihin YK:n kestävän kehityksen tavoitteisiin
Hyvä koulutus
Toimenpiteenä oli äänikirjojen käytön edistäminen opetussuunnitelman tarkoittamana erityisenä apuvälineenä. Mittarina oli kartoituksen ja suunnitelman tekeminen, jotka toteutuivat. Kartoitusta tehtiin vierailemalla kouluissa pitämässä Celia-päivää, jossa pidettiin sanataidetunti oppilaille, perehdytettiin opettajia ja haastateltiin oppilaita. Oppilaiden haastattelut ovat osa laajempaa selvitystä.
Toimenpiteenä oli järjestää sisäinen koulutus Celian asiakaspalveluhenkilöstölle korkeakoulukirjastojen e-kirjojen käytössä. Toimenpiteen tavoitteena oli vahvistaa asiakaspalveluhenkilöstön osaamista opiskelijoiden ohjaamisessa. Mittarina oli sisäisen koulutuksen järjestäminen asiakaspalvelulle, mikä toteutui.
Toimenpiteenä oli tutustuminen erilaisiin lukemisen haasteisiin ja siihen, miten ne vaikuttavat lukemiseen. Mittarina oli vähintään yhteen koulutukseen osallistuminen vuoden aikana, mikä toteutui. Koko henkilöstölle järjestettiin koulutukset hahmotusvaikeuksista ja selkokielestä.
Toimenpiteenä oli edistää hanketta, jossa uudistetaan Celian muovikohokuvatuotantoa. Mittarina oli järjestää kaksi kokousta, joissa tehdään yhteenvetoa etenemisestä ja osallistetaan suurempi osa henkilöstöstä hankkeeseen. Mittari toteutui osittain, ja kaksi kokousta pidettiin. Tämän lisäksi hankkeelle rekrytoitiin projektipäällikkö, ja muovin muotoilussa syntyvät päästöt mitattiin. Näitä ei ollut erikseen merkitty toimenpiteiksi.
Eriarvoisuuden vähentäminen
Toimenpiteenä oli selvittää, miten saadaan konkreettisemmin kartoitettua asiakasryhmien tarpeita, esimerkiksi sisältöjen esille noston näkökulmasta Celianet-verkkopalvelun Kirjat-osiossa. Esimerkkeinä mahdollisista käsiteltävistä aiheista olivat nuoret aikuiset, sateenkaarikirjallisuus, saamenkieliset kirjat ja selkokieliset kirjat. Mittarina oli kolmen sisäisen työpajaa tai yksi kehittämispäivä vuoden 2022 aikana. Jälkimmäinen mainituista toteutui ja sisäinen kehittämispäivä järjestettiin 9.12.2022.
Ilmastotekoja
Yhtenä tavoitetoimenpiteenä oli jätteiden lajittelun selkiyttäminen ja henkilökunnan ohjeistaminen. Mittareina olivat selkeiden lajitteluohjeiden laatiminen ja jätehuoltoyrityksen kierrätystehokkuuden seuraaminen raporttien kautta. Taukohuoneen jäteastioihin laitettiin lajitteluohjetarrat ja henkilökuntaa ohjeistettiin ”Pieniä arjen ekotekoja” -tiedotteella. Näin ollen tavoite lajittelun selkiyttämisestä ja henkilökunnan ohjeistamisesta toteutui. Raporttien seuraamista ei voitu toteuttaa, koska Celian jätteiden nouto on osa jätehuoltoyhtiön muuta lähialueen jätekierrosta. Kokonaisuudessaan toimenpide toteutui osittain.
Jätehuollon osalta tehtiin päätöksiä vuoden 2023 jätehuollon järjestämiseksi. Vuonna 2023 Celia siirtyy osaksi Iiris-keskuksen jätehuoltoa, jolloin vain 1 jätehuoltoyritys noutaa kaikki Iiris-kiinteistön jätteet. Jätehuoltoyritysten tyhjennyskäynnit Celian osalta vähentyvät 3 käynnistä / 6 viikkoa yhteen käyntiin / 6 viikkoa. Muutoksen jälkeen on mahdollista kierrättää myös muovia.
Celia osallistui toista kertaa Itämeripäivään, joka järjestettiin 25.8.2022. Vuonna 2021 päätettiin, että Itämeripäivästä tulisi vuotuinen tapahtuma, joten tämän osalta toimenpide toteutui. Tapahtuma yhdistettiin Celian henkilökunnan virkistyspäivään siten, että aamupäivä siivottiin Itämeren rantoja Helsingin Vuosaaressa ja yhteisen lounaan jälkeen päivää jatkettiin merellisissä maisemissa virkistäytymällä joko pyöräillen, meloen tai yrttikävelyllä. Celian asiakkaille päivä ja Itämeriviikko näkyivät kirjavinkkeinä ja päivityksinä Facebookissa, Instagramissa sekä Celianetissä.
Toimenpiteenä oli toimitilojen tehokkaampi käyttö. Mittarina käytettiin henkilötyötuntien määrää ja tilojen käyttöprosentti. Toimenpide ei toteutunut. Syksyllä 2022 alettiin valmistella tilauudistusta, jonka toteutuessa Celian nykyiset tilat vähenevät noin puoleen.
Toimenpiteenä oli turhien tiedostojen siivous omalta työasemalta ja yhteiseltä verkkolevyltä. Mittarina ohjeistuksen päivittäminen ja tallennusprosessien uusiminen. Seurataan tilakapasiteetin käyttöä ja käytetään vähemmän tallennustilaa. Toimenpide ei toteutunut.
Toimenpiteenä oli paperitulostamisen vähentäminen. Mittarina oli ohjeistuksen tekeminen. Toimenpide ei toteutunut, mutta tulostamisen määrä on todennäköisesti vähentynyt, koska toimiston käyttöastekin on laskenut.
Toimenpiteenä oli ekotukihenkilön kouluttaminen henkilöstöstä. Mittarina oli ekotukihenkilö on valinta, kouluttaminen ja ekotukitoiminnan aloittaminen. Toimenpide ei toteutunut, koska vapaaehtoista ei saatu.
Yhteistyö ja kumppanuus
Toimenpiteenä oli koulujen palvelumallin kehittäminen. Mittarina oli asiakastyytyväisyyskysely. Koulujen palvelumallia kehitettiin tunnistamalla nykyisen yhteistyön haasteita ja vierailemalla kouluissa. Asiakastyytyväisyyskysely kohdennettiin aikaisempien vuosien tapaan myös kouluille mutta tämä ei ollut oikea mittari toimenpiteelle. Asiakastyytyväisyyskyselyssä saimme selville lähinnä koulujen tyytyväisyyttä Celian verkkopalveluihin. Koulujen palvelumalin kehittäminen jatkuu edelleen tulevina vuosina. Toimenpide toteutui siis osittain.
Toimenpiteenä oli LEGO Braille Bricks -pistekirjoituspalikoiden jakelu näkövammaisten lasten opettajille pistekirjoituksen opettelun tueksi tilausten mukaan. Mittarina oli lähetettyjen laatikoiden määrä ja tavoitettujen näkövammaisten lasten määrä. Oppilaitoksiin lähetetään kolme laatikkoa yhtä näkövammaista lasta kohden ja vuonna 2022 niitä lähetettiin 49 kappaletta. Niistä kolme lähetettiin näytekappaleiksi yhdistyksiin ja 46 oppilaitoksiin eli vuonna 2022 tavoitettiin noin 15 näkövammaista lasta. Vuoden 2022 lopussa laatikoita oli jäljellä 217 kappaletta. Kaiken kaikkiaan laatikoita on lähetetty Celialle 536 kappaletta (504 suomenkielistä ja 32 ruotsinkielistä). Laatikoita ei saada lisää, joten tavoitteena on jaella kaikki laatikot seuraavien vuosien aikana.
Toimenpiteenä oli käyttäjien ohjaaminen verkkopalveluiden käyttöön kumppanien ja yhteisöasiakkaiden kautta. Mittarina oli kumppanien rekisteröimien asiakkaiden määrä. Vuonna 2022 määrä oli 11 736, jota käytetään vertailuarvona tulevina tarkasteluvuosina. Kumppanien rekisteröintien määrää edistettiin ”Kerro, kerro kirjani” -yhteistyökampanjalla kirjastojen kanssa sekä kouluissa toteutettujen Celia-päivien avulla.
Toimenpiteenä oli selvittää hankintojen vastuullisuutta huomioimalla ympäristövastuu, sosiaalinen vastuu ja taloudellinen vastuu. Mittarina oli selvityksen tekeminen hankinnoista. Toimenpide toteutui osittain, kun sosiaalista vastuuta selvitettiin alihankkijan kilpailutuksessa.
Yhteenveto vuoden 2022 vastuullisuustoimenpiteiden toteutumisesta
Toimenpiteitä oli kokonaisuudessaan 15. Kahdesta toimenpiteestä saatiin vertailuarvot tuleville vuosille (LEGOjen jakelu ja kumppanien rekisteröimien asiakkaiden määrä), joten 13 toimenpidettä oli mahdollista toteuttaa. 5/13 toimenpiteistä toteutui, 4/13 toimenpiteestä toteutui osittain ja 4/13 toimenpiteistä ei toteutunut.
Vuoden 2022 tapausesimerkit, joita ei ollut kirjattu toimenpiteiksi
Lukemaan innostavat kohokuvapaketit
Celia innosti lapsia ja nuoria lukemiseen kohokuvapakettien avulla. Kohokuvapaketit perustuvat erilaisiin teemoihin, joista ensimmäinen kokeilu oli joulu-aiheinen paketti vuonna 2021. Tämän kohokuvapaketin suosion vuoksi vuonna 2022 kohokuvapaketteja tehtiin kolme teemoilla ”kesä”, ”Halloween” ja ”Joulupukin kirje”. Pakettien mukana lähetettiin myös kirjavinkkauksia, joihin kohokuvat liittyivät.
Energiansäästö
Celian pienenä omana ekotekona päätettiin energiansäästötoimenpiteenä poistaa toinen taukotilan jääkaappipakastin käytöstä. Hybridityöskentelymallista johtuen paikalla on ollut kerrallaan noin 20 % henkilöstöstä, joten kahdelle jääkaapille ei katsottu olevan tarvetta.
Celian toimitilat sijaitsevat Iiris-keskuksessa, jonka tekemät vastuullisuustoimet vaikuttavat myös Celiaan. Iiris-keskuksen energiatehokkuutta on pyritty parantamaan muun muassa älytermostaattien, LED-valaistuksen ja valojen ajastamisen avulla. Noin 8 % Iiris-keskuksen sähköstä tulee katolle asennettujen aurinkopaneelien kautta.
Yhteistyö Iiris-keskuksen eri toimijoiden kesken
Celia tilaa osan aineistojensa tulostus- ja pakkaustöistä alihankintana Iiris-keskuksessa toimivilta Taktiililta ja työllisyyspalveluita tuottavalta Iiris Prolta, joka työllistää osatyökykyisiä henkilöitä. Tilaamalla alihankintatyöt samassa kiinteistössä olevilta yrityksiltä vältämme kuljetusten ympäristöä kuormittavat päästöt ja säästämme samalla kuljetuskustannuksissa. Yhteistyö alihankkijoiden kanssa jatkui vuonna 2022.
Muovikohokuvien valmistuksen ja käytön mahdolliset päästöhaitat
Celian muovisissa kohokuvissa käytetään PVC-muovia. PVC:n herättämien ympäristö- ja työturvallisuuskysymysten vuoksi Celiassa testattiin eri muovilaatujen soveltuvuutta kohokuvien valmistamiseen sekä tehtiin työhygieniamittaukset käsiteltäessä muoveja työstölaitteilla. Testausten perusteella PVC-muovin korvaavaa muovilaatua ei löytynyt. Toisaalta hygieniamittauksissa ei ilmennyt terveydelle vaarallisia päästöjä. Loppukäyttäjiä päätettiin kuitenkin informoida kohokuva-aineistojen sisältämästä PVC-muovista sekä materiaalin oikeaoppisesta hävittämisestä laittamalla kierrätyksestä kertova tarra jokaiseen kohokuvastoon.
Pistekirjoitustulostimien päivittäminen
Celian kolmesta pistekirjoitustulostimesta kaksi päivitettiin ja yhdestä luovuttiin. Päivittäminen lisäsi tulostimien käyttöikää, tuli halvemmaksi kuin laitteiden uusiminen kokonaan ja sen myötä voitiin luopua vanhentuneista ohjelmistoista. Näiden toimenpiteiden avulla säästettiin laitteiden hankintakustannuksissa. Tulevaisuudessa säästöjä tulee myös laitteiden huoltokustannuksissa sekä sähkönkulutuksessa.
CD-levyjen polttorobottien uusiminen
CD-levyjen polttorobotit olivat elinkaarensa päässä, ja ne uusittiin syksyllä 2022. Uudet polttorobotit ovat nopeampia ja käyttövarmempia kuin aiemmat laitteet. Lisäksi yhdestä polttorobotista luovuttiin, mikä vähentää energiankulutusta ja huoltotarvetta.
Työhyvinvoinnin parantaminen
Celia tarjoaa henkilöstölleen Smartum-hyvinvointiedun, jonka suuruus oli 250 euroa vuonna 2022. Uutena käyttömahdollisuutena vuonna 2022 tuli työmatkaetu julkisessa liikenteessä. Työhyvinvointiedun käyttäjistä noin 14 prosenttia otti työmatkaedun käyttöönsä. Loput käyttäjistä käyttivät työhyvinvointietunsa hierontaan tai kulttuuri- ja liikuntapalveluihin.
Vuoden 2022 aikana tehtiin neljä pulssikyselyä (kolme pulssikyselyä vuonna 2021) ja valtion yhteinen VMbaro-kyselytutkimus syksyllä. Näiden avulla seurattiin henkilöstön hyvinvointia etätyöaikana. Toimintamalli epäasialliseen kohteluun ja vastuuttomaan työkäyttäytymiseen puuttumiseksi ja niiden ehkäisemiseksi päivitettiin syksyllä.
Vuonna 2022 työstettiin myös tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmaa.
Celian jalanjälki eli toiminnan negatiiviset vaikutukset toimintaympäristöön
Celian jalanjälki eli toiminnan negatiiviset vaikutukset ympäristölle muodostuvat suureksi osaksi fyysisten ja digitaalisten tuotteiden jakelusta sekä toimistotilojen käytöstä.
Kirjojen ja muovikohokuvien jakelusta aiheutuva jalanjälki Celian toiminnassa
Vuonna 2022 Saavutettavuuskirjasto Celian digikokoelmista lainatuista audiokirjoista 75 % lainattiin verkon kautta ja 25 % CD-lainoina. Edellisestä vuodesta CD-lainojen määrä pieneni noin 6,3 %, kun taas verkkolainojen määrä kasvoi noin 2,3 %. Tämä kehitys jatkuu todennäköisesti samansuuntaisena tulevina vuosina. On kuitenkin huomioitava, että molemmilla jakelutavoilla on jalanjälkensä, joiden vertailu edellyttäisi energiankulutuksen mittaamista prosessien eri vaiheissa.
CD-äänikirjojen osalta jalanjälki syntyy CD-levyjen poltosta, toimittamisesta asiakkaille postitse ja levyjen hävittämisessä syntyvän jätteen käsittelystä. Lisäksi polttorobotit, isot tietokoneet, vaativat ylläpitotoimia sekä alkuinvestoinnit.
Verkon kautta jaeltuna kirjojen striimaus tuottaa jalanjäljen lähinnä sähkönkulutuksen tuloksena. Striimaus tapahtuu Celian oman konesalin laitteiden kautta. Sen sähkönkulutus on kasvanut noin 6 % vuodesta 2021 vuoteen 2022.
Celia käyttää muovia kohokuviensa tuotannossa. Tämän osalta jalanjälkeen vaikuttaa muovimateriaalin kuljetus Yhdysvalloista, kuvien valmistus Celiassa oleville laitteilla, kuljetus asiakkaille ja materiaalin hävittäminen sekajätteenä.
Toimistotilojen käyttö
Celiassa on käytössä hybridityöskentelymalli, joka mahdollistaa valtaosalle työntekijöitä etätyöskentelyn ja toimistotiloissa tapahtuvan työskentelyn yhdistämisen sovittujen sääntöjen puitteissa ja työtehtävistä riippuen. Etätyön voimakas kasvu vuonna 2022 on vähentänyt Celian toimistotilojen käyttöä: tarkasteluvuoden aikana tilojen käyttöaste on ollut keskimäärin noin 20 %. Alentuneesta käyttöasteesta huolimatta toimistotilojen lämmittämisen ja ylläpidon edellyttämä energia- ja muu resurssitarve ovat pysyneet ennallaan.
