Tillgänglighetsbiblioteket Celias ledning bestyrker rapporten
Lagen om Tillgänglighetsbiblioteket Celia som ämbetsverk trädde i kraft 1.1.2023. Lagen inbegriper kärntanken att ämbetsverkets uppgift är att främja likvärdig läsning och inlärning, så vår utgångspunkt för ansvarsfull verksamhet och utveckling av verksamhetssätt är den bästa möjliga. Vi har förbundit oss vid ansvar även i vår strategi. Det är viktigt för ett mindre ämbetsverk att se ansvar som en röd tråd i det dagliga arbetet.
Under året hände många saker som är viktiga även ur ansvarets synvinkel: Rysslands krig mot Ukraina fortsatte och kriget i Gaza började. Rasismen visade sitt fula ansikte även i Finland. Undersökningen PISA 2022 visade på en fortsatt nedgång i inlärningsresultaten. En positiv utveckling var att lagen om könsfastställelse trädde i kraft, och det fanns också en bra samhällsdebatt om rasism. Det nya regeringsprogrammet med produktivitetsprogram samt projektet Bildningsförvaltningen 2030 sysselsatte även Celia.
Även om det är nödvändigt att fortsätta implementera ansvarsarbetet i strukturerna, uppnåddes redan 78 % av de uppställda målen. Under året presenterades böcker ur mångfaldens perspektiv för att minska ojämlikheten. Dessutom skapades temapaket för synskadade barn och unga för att uppmuntra till läsning. Ämbetsverkets kontorslokaler minskades i enlighet med statsförvaltningens lokalstrategi och i samband med lokaländringarna bevarades eller återanvändes 90 % av möblerna. Även möjligheterna att sortera avfall förbättrades. Ansvarsåtgärderna ingår i Celias nya resultatavtal för år 2024–2027, vilket visar att ansvarsfullhet uppskattas och att människor vill arbeta för den.
Celias koldioxidavtryck har till stor del samband med tillhandahållandet av fysiska produkter till kunderna. Dessa produkter är dock mycket nödvändiga för vissa kundgrupper, så kompensation måste sökas i andra funktioner.
Mycket glädjande i hela verksamheten är de nya idéerna och sätten att genomföra dem som kommer från vår egen personal och det dagliga arbetet. Detta engagerar oss att fortsätta utveckla ansvarsfullheten!
Minna von Zansen
direktör
Tillgänglighetsbiblioteket Celia som organisation samt dess uppgifter
Tillgänglighetsbiblioteket Celia är ett statligt specialbibliotek som stöder likvärdighet i läsning och lärande. Celia producerar och förmedlar tal- och punktskriftsböcker samt andra specialtillverkade böcker och läromedel.
Celia har som expertorganisation strävat efter att främja tillgänglig publicering genom att delta i den nationella beredningen och genomförandet av webbtillgänglighetsdirektivet och tillgänglighetsdirektivet. I dessa frågor samarbetar vi också på EU-nivå med systerorganisationer och i bibliotekens internationella paraplyorganisation IFLA. Dessutom har Celia ett nära samarbete med nordiska organisationer som tillhandahåller tillgänglig publicering och litteratur. Samarbetet omfattar konkurrensutsättning av underleverantörer, utveckling av produkter och program samt rådgivning och utbildning för förlag.
Alla som har svårt att läsa en vanlig bok på grund av lässvårigheter, sjukdom, funktionsnedsättning eller motsvarande orsak kan bli kunder hos Tillgänglighetsbiblioteket Celia. Celia samarbetar med bibliotek, skolor och förlag samt tillhandahåller bibliotekstjänster och rådgivning om tillgänglig publicering.
Celia hade 48 anställda år 2023. Verksamhetsstället finns i Service- och aktivitetscentret för personer med synnedsättning, Iris, i Östra centrum i Helsingfors.
Ledning och mål för ansvar
Våren 2021 valde Celia ut fyra av FN:s mål för hållbar utveckling som fokus för sin verksamhet:
- SDG4 Bra utbildning
- SDG10 Minskad ojämlikhet
- SDG13 Klimatåtgärder
- SDG17 Samarbete och partnerskap
Ansvarsgruppen har fortsatt sin verksamhet och år 2023 har en representant från fyra olika team i Celia deltagit i den. År 2023 började lättare än året innan. Teamen fattade inte beslut om sina ansvarsåtgärder i separata workshoppar, utan försökte hitta dem i verksamhet som teamen redan hade och som annars skulle kunna förbises. Antalet åtgärder minskades och av dem valdes i genomsnitt två åtgärder per team. Ansvaret för att besluta om åtgärder och rapportering om dessa låg därför mer på teamen.
Celias handavtryck på de valda FN-målen för hållbar utveckling
Bra utbildning
Stöd för läsning av punktskrift för synskadade barn och unga
Målet var att producera paket med reliefbilder med olika teman för barn och unga som läser punktskriftsböcker eller använder punktskrift. Indikator var antalet beställda paket och i vilken utsträckning boktipsen i paketen leder till lån av böckerna.
För skolstarten på hösten producerades ett paket med reliefbilder med hösttema och boktips som passade temat valdes i olika format. I början av december producerades ett paket med jultema inklusive boktips med samma tema i olika format. Paket och böcker kunde beställas från Celianet. Totalt beställdes 20 paket med hösttema och 21 med jultema.
Teamets mål att förverkliga och erbjuda 1–3 paket till målgruppen uppnåddes. I enlighet med målet stöddes läskunnigheten i punktskrift samt läsivern genom bokval, som omfattade många slags berättelser med anknytning till temat samt punktskriftsböcker som realiserades med olika täthet i bokstäver och rader för varierande behov bland läsare av punktskrift.
Åtgärden realiserades.
Intern utbildning för kundservice om användning av e-böcker ur studerandes perspektiv
Målet var att bättre kunna svara på högskolestuderandes behov av handledning i användningen av e-böcker. Som en fortsättning på föregående års åtgärder genomfördes en intern utbildning i användningen av e-böcker för Celias kundtjänstpersonal. I den organiserade utbildningen introducerades och övades att lyssna på e-böcker i en webbläsare.
Åtgärden realiserades.
Minskad ojämlikhet
Mångfald i presentationer av böcker
Målet att marknadsföra mångsidigt material uppnåddes år 2023 i flera olika kanaler, och de valda temana överskred målet. Intressen och sätt att läsa litteratur i Celias mångskiftande kundkrets beaktades genom att lyfta fram litteratur om aktuella teman på ett mångsidigt sätt i olika kanaler. Litterära teman som lyftes fram var bland annat Ukrainas årsdag, krigsflyktingar, Pride-evenemang, Östersjön (särskilt under Östersjöveckan) och studietemat.
Av de kanaler som användes lyftes böckerna fram i kategorin ”Överraska mig” i webbtjänsten Celianet (finska, svenska, engelska) och i aktuella presentationer. Presentationer gjordes också i stor utsträckning i sociala medier, såsom Facebookgruppen Böcker för alla och Instagram, Celias nyhetsbrev för privatkunder och användare av taktila material, skräddarsydda bokpaket för kunder och Celianets nyhetskolumn. Även ett brett språkutbud beaktades hela året.
Presentationer av genomtänkta litterära teman och språkutbud via flera kanaler för marknadsföring ökade jämlikheten. Samtidigt tillgodosågs den mångskiftande efterfrågan från kundkretsen.
Åtgärden realiserades.
Klimatåtgärder
Ett av målen för ansvarsfullhet var att minska kostnaderna och belastningen på naturresurser.
Minskad beställning av tryckta böcker
Celia beställer tryckta läroböcker för produktion av tillgängliga läroböcker. Dessutom ger förlagen pdf-filer av böckerna i fråga. Under år 2023 följdes upp huruvida antalet beställningar av tryckta böcker kan minskas när man frågar separat om behovet av en tryckt bok i samband med en beställning. Mellan maj och november 2023 gjordes 24 beställningar av kursböcker, varav 20 beställdes som tryckta böcker. Säkerställandet av behovet av bokbeställningar medförde alltså inte någon betydande förändring i verksamheten, men tryckta läroböcker beställdes dock inte utan ett motiverat produktionsbehov.
Man kan säga att åtgärden delvis realiserades.
Minskning av kontorslokaler
Till följd av ökat distansarbete minskade användningsgraden för kontorslokaler i Tillgänglighetsbiblioteket Celia, liksom också i övriga delar av statsförvaltningen. I slutet av år 2023 flyttade Celia också till nya, mindre kontorslokaler. Kontorsutrymmena för Celias personal minskade med ungefär hälften, från 1346 kvadratmeter till 731 kvadratmeter. Celias tryckeri och lagerutrymmen för produktion, distribution och lagring av fysiska produkter förblev oförändrade.
Vid flytten till mindre lokaler utnyttjades befintliga kontorsmöbler och således upphandlades inga nya möbler. 90 % av överblivna kontorsmöbler såldes eller återanvändes som gåvor. Dessutom donerades fem rullvagnar till återvinningscentralen med kasserade böcker, kontorsmaterial, porslin och andra artiklar som samlats i förråden.
De nya kontorslokalerna utrustades med mer omfattande möjligheter att återvinna i personalens gemensamma utrymme. Eftersom avfallshanteringen har centraliserats blev uppföljningen av avfallshantering lättare och avfallet kan föras till rätt ställe på en gång. De pantflaskor som samlats i det gemensamma utrymmet returnerades i samband med flytten och panten donerades till UNICEF.
Åtgärden realiserades.
Ökad medvetenhet om sortering av avfall
I ansvarsarbetsgruppens plan ingick utbildning i sortering av avfall för hela personalen år 2023, men denna åtgärd genomfördes inte.
Man beslöt att vänta tills de nya kontorslokalerna stod klara i slutet av året, då verksamhetsställets återvinningspunkt har förnyats och utbildningen därmed mer ändamålsenlig.
Åtgärden realiserades inte.
Hållbarheten i personalens resor mellan hemmet och arbetsplatsen utreds
Ansvarsarbetsgruppen beställde en enkät om arbetsresor som besvarades av 36 personer. Syftet med enkäten var att ta reda på vilka färdsätt de anställda använder när de reser mellan hemmet och arbetsplatsen.
85 % av de valda färdsätten var hållbara färdsätt, det vill säga gång-, cykel- eller kollektivtrafik.
Åtgärden realiserades.
Samarbete och partnerskap
Formulering av ett tillgänglighetslöfte för samarbetspartner
Målet var att skapa ett gemensamt koncept, ett tillgänglighetslöfte inom litteratur och läskunnighet, för Celias samarbetspartner och aktörer inom tredje sektorn. Ett tillgänglighetslöfte är ett dokument av typ minneslista som en samarbetspartner kan förbinda sig till. Syftet var att öka medvetenheten om tillgänglighet bland Celias samarbetspartner och få dem att fundera på saken i sin egen miljö.
Temat behandlades som en kommunikativ kampanj, vars innehåll planerades år 2023: vem kampanjen (tillgänglighetslöftet) riktas till, vad den syftar till att uppnå och vilket innehåll den omfattar. Preliminär schemaläggning och arbetsfördelning planerades också. Dessutom valdes en leverantör av visuellt utseende.
Utvecklingen av tillgänglighetslöftet realiserades endast delvis. Orsak till detta var bland annat behovet att satsa på projektet Bildningsförvaltningen 2030, för vilket inga separata resurser har allokerats.
Åtgärden realiserades delvis.
Celias servicepartner registrerar fler användare av webbtjänsten
En väsentlig del av Tillgänglighetsbiblioteket Celias verksamhet är att servicepartner registrerar personer med läsnedsättning i Celias tjänst. Servicepartnern kan vara till exempel ett bibliotek eller en skola.
År 2023 stod servicepartnerna för 96,5 % av alla registreringar av användare av webbtjänster, vilket är en större andel än år 2022.
Åtgärden realiserades.
Sammanfattning av realiseringen av ansvarsåtgärder år 2023
För år 2023 planerades totalt nio (9) ansvarsåtgärder som skulle genomföras i Celias olika team. Sex (6) av dem realiserades i sin helhet och två (2) delvis. En (1) åtgärd realiserades inte alls.
Procentandel av realiserade åtgärder: 7/9 = 78 %.
Delvis realiserade åtgärder räknas som halva, det vill säga till ett värde av 0,5.
Ansvarsåtgärder som inte fanns med i tabellen
Celia tecknade ett nytt resultatavtal med början år 2024. En indikator i det nya resultatavtalet är realiserade ansvarsåtgärder (som procentandel av de planerade åtgärderna för verksamhetsåret).
Dessutom ordnade Celia utbildning om lätt språk, där man granskade texterna på Celias webbplats och övade på att omvandla dem till lätt språk.
Celias fotavtryck, alltså verksamhetens negativa inverkan på verksamhetsmiljön
Celias fotavtryck, det vill säga verksamhetens negativa inverkan på miljön, består till stor del av distribution av fysiska och digitala produkter samt användning av kontorslokaler.
Fotavtryck av distribution av böcker och reliefbilder i plast i Celias verksamhet
Förhållandet mellan CD- och webblån förändras långsamt från år till år och allt färre CD-skivor lånas varje år. Vissa webblån är också fysiska produkter, såsom reliefbilder och punktskriftsböcker, men antalet är mycket litet jämfört med alla andra webblån. Andelen CD-lån minskar från år till år:
- År 2021 var andelen CD-lån 26 % och webblån 74 %.
- År 2022 var andelen CD-lån 24,6 % och webblån 75,4 %.
- År 2023 var andelen CD-lån 22 % och webblån 78 %.
När det gäller talböcker på CD uppkommer fotavtrycket genom bränning av CD-skivor, leverans till kunder per post och behandling av avfall som genereras vid förstörelse av CD-skivor. Dessutom krävs underhåll och initiala investeringar för robotar vid bränning och för stora datorer.
När strömmande böcker distribueras över nätet ger de ett fotavtryck främst genom elförbrukningen. Samtidigt som antalet CD-lån minskar har elförbrukningen från strömning ändå ökat under de senaste två åren:
- år 2022 ökade elförbrukningen med 6 %
- år 2023 ökade elförbrukningen med 5 %.
Detta verkar vara i linje med den ökade mängden strömningslån.
Celia använder plast i produktionen av reliefbilder. Fotavtrycket påverkas av transporten av plastmaterial från USA, tillverkning av bilder med utrustning på Celia, transport till kunder och förstörelse av materialet som blandavfall. Celias tryckeri strävar efter att använda förpackningsmaterial som används till exempel vid leveranser av plast, i sina egna leveranser eller på annat sätt.
Användning av kontorslokaler
Celia använder en hybridarbetsmodell som gör det möjligt för majoriteten av de anställda att kombinera distansarbete och arbete i kontorslokalerna inom överenskomna regler och beroende på arbetsuppgifterna. Uppgifter om elförbrukningen i de mindre kontorslokalerna i slutet av år 2023 finns tillgängliga först år 2024.
