Muiden valtion virastojen tapaan Celia vastaanottaa vain verkkolaskuja. Pyydämme lähettämään laskut verkkolaskuna valtionhallinnon verkkolaskuoperaattorina toimivan OpusCapita Solutions Oy:n kautta.
Oheisessa laskutusohjeessa kerrotaan valtion tarjoamasta ilmaisesta verkkolaskutusportaalista. Verkkolaskutusportaalia voivat käyttää sellaiset tavaran- tai palveluntoimittajat, joilla ei ole käytössään verkkolaskutusta tukevaa taloushallinnon ohjelmaa.
Lisätietoja Valtiokonttorin verkkolaskutussivuilta.
Huom! Valtio vastaanottaa 1.4.2021 alkaen vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja.
Celian verkkolaskuosoite
- Verkkolaskuosoite/OVT-tunnus: 003702458728004
- Välittäjätunnus (OpusCapita Solutions Oy): E204503
- Y-tunnus: 0245872-8
- ALV-tunnus FI02458728
Laskutusohjeet
Tilausnumeron välittäminen verkkolaskulla
Edellytämme, että lasku sisältää tilausnumeron, jotta laskujenkäsittelyjärjestelmämme voi automaattisesti kohdistaa laskun siihen liittyvään tilaukseen. Tilausnumeron ensimmäiset merkit ovat aina V1.Tilausnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”tilausnumero”. Valtiolla on käytössä Finvoice 3.0 –verkkolaskuformaatti, jossa tilausnumerokenttä on nimeltään OrderIdentifier. Jos kyseistä kenttää ei ole käytössänne olevassa laskutusjärjestelmässä, voi tilausnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (BuyerReferenceIdentifier). Tilausnumeron lisäksi laskulla on ilmoitettava tilaajan yhteyshenkilön nimi. Laskulla saa olla vain yhden tilauksen tiedot.
Tilausnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa. Tilausnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Verkkolaskun XML-muoto on ns. sähköinen muoto laskun sisällöstä eikä se normaalisti näy laskuttajalle. Tilausnumeron välittymisen laskun XML:ssä voitte varmistaa omalta laskutusjärjestelmätoimittajaltanne. Jos käytätte verkkolaskun tekemiseen Handi-toimittajaportaalia, Baswaren verkkolaskutuspalvelua tai Postin Verkosto-palvelua, välittyy tilausnumero laskun XML:ssä.
Sopimusnumeron välittäminen verkkolaskulla
Edellytämme, että lasku sisältää sopimusnumeron, jotta laskujenkäsittelyjärjestelmämme voi automaattisesti kohdistaa laskun siihen liittyvään sopimukseen. Sopimusnumeron ensimmäiset merkit ovat aina VSK1. Sopimusnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”sopimusnumero”. Valtiolla on käytössä Finvoice 3.0 –verkkolaskuformaatti, jossa sopimusnumerokenttä on nimeltään AgreementIdentifier. Mikäli laskuttajalla on käytössä jokin toinen verkkolaskuformaatti, tulee sopimusnumero tallentaa AgreementIdentifier –kenttää vastaavaan kenttään. Jos kyseistä kenttää ei ole käytössä laskutusjärjestelmässä, voi sopimusnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice 3.0 –formaatissa kentän nimi on BuyerReferenceIdentifier). Sopimusnumeron lisäksi laskulla on oltava asiakkaan sopimusyhteyshenkilön nimi. Laskulla saa olla vain yhden sopimuksen tiedot.
Sopimusnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa. Sopimusnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Verkkolaskun XML-muoto on ns. sähköinen muoto laskun sisällöstä eikä se normaalisti näy laskuttajalle. Sopimusnumeron välittymisen laskun XML:ssä voitte varmistaa omalta laskutusjärjestelmätoimittajaltanne. Jos käytätte verkkolaskun tekemiseen Handi-toimittajaportaalia, Baswaren verkkolaskutuspalvelua tai Postin Verkosto-palvelua, välittyy sopimusnumero laskun XML:ssä.
Handi-toimittajaportaali
Jos käytössänne ei ole järjestelmää, jolla tuottaa verkkolaskuja, voitte käyttää laskujen tekemiseen ja lähettämiseen valtion tarjoamaa Handi-toimittajaportaalia. Portaalin käytön aloittamiseksi teidän tulee olla yhteydessä viraston yhteyshenkilöön tai ostajaan ja ilmoittaa viraston yhteyshenkilölle tai ostajalle sähköpostiosoite, johon portaalikutsu lähetetään. Jatkossa tämä sähköpostiosoite toimii teidän omana pääkäyttäjätunnuksena ja sillä voitte luoda uusia käyttäjätunnuksia portaaliin. Virasto, jolle olette lähettämässä laskua, luo Handipalveluun toimittajakutsun, jolle Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (jäljempänä Palkeet) suorittaa teknisen tarkastuksen ennen teille lähettämistä. Saatte sähköpostiviestissä kirjautumislinkin ja lisätietoja toimittajaportaalista. Mikäli olette täysin uusi toimittaja valtiolle, toimittajaportaaliin rekisteröitymisen yhteydessä kysymme teiltä yrityksenne tiedot, jotka teidän tulee täydentää ja palauttaa Palkeisiin. Lopullisen kirjautumislinkin toimittajaportaaliin saatte, kun Palkeet on tallentanut toimittajatietonne taloudenohjausjärjestelmään.
Portaalikutsun kirjautumislinkki on voimassa 96 tuntia. Jos linkki on vanhentunut, Palkeet lähettää teille pyynnöstänne uuden. Palkeet myös seuraa toimittajakutsuja, joihin ei ole reagoitu ja lähettää uuden linkin. Handi-toimittajaportaalin käyttöönottoon liittyvissä asioissa saatte tukea osoitteesta handitoimittajapalvelu(at)palkeet.fi tai Palkeiden asiakastuesta puh. 02955 64 040 palveluaikana (ma-pe klo 8.00–16.15).
Postin Verkosto-palvelu
Vaihtoehtoisesti voitte käyttää verkkolaskun tekemiseen ja lähettämiseen Postin tarjoamaa Verkosto-palvelua. Verkkolaskun lähettäminen Verkosto-palvelun kautta valtion virastoille on maksuton. Verkosto-palveluun kirjautuminen ja siihen liittyvät ohjeet löytyvät Verkosto-palvelun sivustolta. Verkosto-palvelun asiakaspalvelun puhelinnumero on 0200 77000 (puhelun hinta on pvm/mpm) ja palveluaika ma-pe klo 8.00–18.00.
Verkkolaskun lähettäminen Verkostopalvelun kautta valtion virastoille on maksuton, mutta palvelun käyttöönotto edellyttää, että palvelun asiointitilille tallennetaan vähintään 10 euroa. Posti on ohjeistanut tallentamisen seuraavasti: ”Siirrä rahaa asiointitilille verkkomaksuna tai tilisiirtona. Verkkomaksu näkyy asiointitilillä saman tien. Tilisiirrossa käytä yrityksesi viitenumeroa, muuten talletus ei näy asiointitililläsi. Tilisiirrossa siirrettävä summa näkyy asiointitilillä vasta viiveellä. Jos haluat nostaa rahat pois, maksamme ne pankkitilillesi 1-2 päivän kuluessa.”
Basware Supplier Portal
Jos teillä ei ole käytössänne järjestelmää, jolla tuottaa verkkolaskuja, voitte käyttää verkkolaskun tekemiseen ja lähettämiseen valtion tarjoamaa toistaiseksi maksutonta Baswaren verkkolaskutuspalvelua (Supplier Portal). Baswaren Portaaliin kirjautuminen ja sen käyttöön liittyvät ohjeet saatte Valtiokonttorin ohjesivuilta. Käyttöön liittyvissä kysymyksissä teitä auttaa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, puhelinnumero 029 556 3700 (puhelun hinta on pvm/mpm) ja sähköposti verkkolaskutus@palkeet.fi.
Laskujen liitteet
Vastaanotamme verkkolaskujen mukana myös sähköisessä muodossa olevia laskuihin liittyviä liitteitä. Liitteiden suositeltava tiedostomuoto on pdf.
Palautamme maksamattomina saamamme paperi- ja sähköpostilaskut
Emme vastaanota sähköpostilla lähetettyjä laskuja tai paperilaskuja, koska ne eivät ole verkkolaskuja.
Virheelliset, puutteelliset ja paperilaskut palautetaan. Kirjanpitoyksikkö ei vastaa laskun maksamisen viivästymisestä aiheutuneista kuluista tapauksissa, joissa lasku on ollut puutteellinen tai toimittaja on muutoin toiminut sopimusten vastaisesti.
Lisätiedot
Talous- ja hallintojohtaja Sami Nokelainen, sami.nokelainen@celia.fi, 0295 333 085.