Skip to content

Blogi

Mikä tahansa voi mennä pieleen ja se on ihan OK – oivalluksia etätapahtumien järjestämisestä

Keväällä 2020 koronavirus siirsi kertaheitolla kokoukset, seminaarit ja kahvitteluhetket verkkoon. Poikkeusolot heittivät päälaelleen myös Kuntatalolla kolmatta kertaa järjestetyn Ymmärrän-seminaarin toteutuksen. Muutaman viikon varoitusajalla siirsimme Ymmärrän 2020 -seminaarin kokonaan verkkoon.

Vaikka Ymmärrän-seminaari on aina myös striimattu livenä, pääpaino on ollut parinsadan hengen fyysisessä tapahtumassa. Kun yleisötapahtuman järjestäminen muuttui mahdottomaksi, olisimme voineet perua tapahtuman tai siirtää sitä. Päädyimme kuitenkin järjestämään verkkoseminaarin. Seminaarin teema, kieli ja käyttäjien tarpeet, tuntui koronatilanteessa yhä tärkeämmältä: jokainen kansalainen tarvitsee ja ansaitsee ymmärrettävää ja selkeää tietoa, poikkeustilanteessa entistä enemmän.

Verkkoseminaarin järjestäminen tuotti viisi oppia etätapahtumien järjestämistä varten tulevaisuudessa.

1. Varmista suora yhteys striimiin ja striimaajiin

Viestiminen verkkolähetyksen teknisen toteuttajan kanssa on elintärkeää. Kun kohdalle iskee esimerkiksi tekninen vika tai suunnitelmanmuutos, lähetyksen halutaan jatkuvan mahdollisimman nopeasti ja saumattomasti. Varasuunnitelmat, vastuunjako ja yhteydenpitokanava tekniikan ja järjestäjien välillä kannattaa käydä läpi ennen seminaaria, jotta ongelmatilanteet saadaan ratkaistua mahdollisimman nopeasti. Ymmärrän 2020 -seminaarissa yhteydenpito striimaajien kanssa hoitui WhatsApp-viestein sekä ennalta sovituin käsimerkein. Lisäksi kannattaa pitää itsellä striimi jatkuvasti auki vaikka puhelimessa, jotta pysyy kärryillä siitä, miltä lähetys kulloinkin katsojille näyttää – se kun harvoin vastaa järjestäjien omaa näppituntumaa tilanteesta.

2. Satsaa tulkkauksiin ja tekstityksiin

Jatkossa verkkoseminaarit voivat olla uusi normaali, kun etäyhteyksien käyttöön totutaan poikkeusolojen aikana. Jotta verkkoseminaarit olisivat saavutettavia kaikille, kannattaa kirjoitustulkkauksiin ja viittomakielen tulkkauksiin satsata. Ensi syksystä lähtien kaikki julkishallinnon verkkosivuille laitettavat videot tulee myös tekstittää. Vaatimus ei koske suoria lähetyksiä, mutta jälkikäteen verkkoon laitetun seminaarivideon tulee olla tekstitetty.

Vinkit tekstittämiseen kannattaa napata talteen Yleisradion opit tekstitykseen -esityksestä.

3. Kokeile eri vaihtoehtoja

Etäesiintymiseen on monia vaihtoehtoja: puhuja voi esiintyä tapahtumapaikalla verkkolähetyksen kameroille, etäyhteydellä kotoa käsin tai ennakkonauhoitetulla videolla. Livenä lähetettyjen esitysten etuna on tietysti mahdollisuus vastata yleisön kysymyksiin sekä helpompi eläytyminen seminaaritilanteeseen. Toisaalta taas ennakkonauhoitettu video on teknisesti turvallisempi vaihtoehto, ja kysymyksiin voi vastata esimerkiksi Twitterissä.

Vaikka ennakkonauhoitettu video saattaa tuntua kankealta idealta, sitä ei kannata pelätä. Riitta Suomisen esitys virkakielen käytettävyydestä on erinomainen esimerkki ennakkonauhoitetusta seminaariesityksestä, joka ei varmasti jätä kylmäksi. Suominen oli esityksensä aikana Twitterissä vastaamassa kysymyksiin ja twiittaamassa reaktioitaan, mikä toi hänen ohjelmaansa erinomaisen lisätason.

4. Varaudu, varaudu, varaudu

Jos tapahtumassa on esiintyjiä etänä, etäyhteyksiä kannattaa ehdottomasti testata etukäteen. Näin puhujan liittäminen livestriimiin sujuu mutkattomasti. Kaikkein tärkeintä on varmistaa, että valittu etäyhteysohjelma – oli se sitten Skype, Zoom, Teams tai mikä vain muu – toimii moitteetta esiintyjän koneella ja että yhteys vastaanottavaan tietokoneeseen onnistuu hyvin. Kuten monessa etäpalaverissa on huomattu, usein esimerkiksi ääni- ja mikrofoniasetukset vaativat hieman työstöä, eikä tähän ole suorassa lähetyksessä aikaa.

Tämä rumba kannattaa lisäksi tehdä kahdella eri ohjelmalla. Ymmärrän-seminaarissa etäyhteydet testattiin perusteellisesti, mutta silti tosipaikan tullen Skype hyytyi. Onneksi olimme kaiken varalta varautuneet vaihtamaan lennossa Zoomiin, ja pienen tauon jälkeen Fatim Diarran lukivaikeuksista kertova innostava esitys jatkui uudella yhteydellä moitteettomasti loppuun saakka.

5. Hyväksy, että jokin voi mennä vikaan

Vaikka valmistelut olisi tehty kuinka hyvin, harva tapahtuma sujuu täysin ilman yllätyksiä. Tekniikka voi pettää, puhujalle voi tulla este, tai esitysten jälkihölötys saattaakin kuulua katsojille. Pieniä ongelmia tulee melkein aina, eikä niitä voi kontrolloida. Siksi yllätyksiin kannattaa asennoitua osana prosessia jo etukäteen. Katsojat ymmärtävät pienten teknisten ongelmien päälle, ja loistavat puhujat kantavat kyllä niidenkin yli.

Katso kaikki Ymmärrän 2020 -seminaarin esitykset täältä.

Kerttu Åvall
Kirjoittaja työskenteli Celiassa viestintäharjoittelijana ja oli korvaamaton osa Ymmärrän 2020 -seminaarin järjestelyjoukkoja.

Lue myös Celian saavutettavuusasiantuntijoiden ohjeet saavutettavan verkkoseminaarin järjestämiseen.